日報のすヽめ

日報は良い

週報よりも日報が好きです。 週報が悪いというわけではないですが、古新聞になりがち、各自の活動をまとめる作業のコストがかかる、それでいて課題をエスカレーションしても何も対策されない、など良い思い出がありません。 組織運営上、週報が必要な場合もありますし週の活動を報告書にまとめるスキルも重要ではあるのですが、報告書があることに満足してしまう気がします。 私は実益の面では日報の方が断然良いと思います。

実際に1ヶ月ほど前から実施してみた所感など、日報の良さを自分なりにまとめてみたのでブログに残しておきます。

日報が断然良い理由

実施してみて特に感じた日報の良い点を4つ挙げてみました。

思い出しやすくなる

週報を書く際、週の終わりに1週間何をしたのかを思い出すのは結構大変です。ふりかえりでもチームでTimelineをすると「あーそんなこともあったね」と互いに補強し合わなければ思い出せないことがしばしばです。人間は忘れる動物ですので、日々の活動を記録しておくことはそれだけで意味があると思います。日記と同じですね。一度書き起こすことで記憶が強化されて、思い出すことも容易になっていきます。

忘れられる

忘れていいのです。頭のメモリを解放するために日報を書いたのだからどんどん忘れましょう。忘れた分だけ、新しいことにチャレンジでき、新しい知識を吸収することができます。忘れる、そして思い出しやすくすることで、知識の引き出しがどんどん増えていきます。

成長サイクルが加速する

1週間のサイクルでチャレンジ→カイゼンすると、年間52回の機会になりますが、毎日実施すれば年間365回の機会になります！スゴイ、7倍だ7倍！とは単純には行かないですが、日々ふりかえりを実施することで成長サイクルを加速することができます。可能であれば自分以外の誰かからフィードバックを得るのが良いと思います。

情報共有の速度・密度があがる

個人だけでなくてチームで日報を実施すると、情報共有の速度が格段にあがります。今実施しているタスクの状況共有だけでなく、気づいたこと・学んだことも共有すると、個人の学びをチームの学びに拡張することができ、チームの成長速度が格段にあがります。課題も場がないと中々言い出せないですが、日報のチャンネルで共有すると直ぐに他のメンバーから解決策をもらえることがあります。悩むよりも直ぐに相談すべし。

日報の共有で共通の話題が増えてくると、チーム内のコミュニケーションも活発になります。組織では隣の人が何をしているかわからない状態も多々ありますが、どんな仕事をしているか見えるようになるので、相談・共有がしやすくなります。また、オフラインでは数人で雑談するような話題も、オンラインで雑談すればチーム全体で共有でき、単なるタスクの報告だけでなくコミュニケーションの密度があがっていきます。

デメリットはないか？

特に思いつかないですが…10分程度とはいえ日報を書く時間は確保する必要があります。 仕事の終わりにその時間を用意することを忘れないようにしましょう。 また、一人で続けるのはやはり結構しんどいです。なるべく仲間を作って楽しく無理なく続ける仕組みを作った方が良さそうです。

どんな手法でやると良いか？

YWTが良いと思います。やったこと(タスクの状況共有)、わかったこと(学び・課題の共有)、次にやること(チャレンジの共有)によって、漏れなく必要なコミュニケーションが取れると感じました。KPTだとちょっと問題探しになってしまって、毎日続けるのはちょっとツライかなと思います。また、やったことについては、重要・緊急マトリクス*1のどの領域のタスクだったのかをふりかえるようにしています。第4領域のタスクがないか？第3領域ばかりに時間を使っていないか？時間の使い方を見直すきっかけに最適です。

おわりに

社内で一人で初めて一ヶ月で、何とか数名×2チームまで活動を拡げることができました。 片方のチームではYWTを更に進化させたYWFTに挑戦しようとしています。

今のところ楽しく続けられていますので、今後も何か発見があればブログで共有したいと思います。

*1:7つの習慣における第3の習慣「重要事項を優先する」による。http://www.franklinplanner.co.jp/learning/selfstudy/ss-17.html